אחרי שבוחרים מה רוצים להגיש באירוע, כמעט תמיד מגיעה אותה שאלה:
כמה מגשי אירוח צריך להזמין?
מצד אחד, אף אחד לא רוצה להגיע לרגע שבו האורחים עדיין רעבים והשולחן כבר התרוקן. מצד שני, גם להזמין הרבה יותר מדי ולסיים את האירוע עם כמויות גדולות של אוכל שנשאר זו לא המטרה.
הבעיה היא שאין מספר אחד שמתאים לכל אירוע.
עשרים אורחים שמגיעים לישיבת בוקר במשרד אינם אוכלים כמו עשרים אורחים שמגיעים לאירוע משפחתי בשעת הצהריים. גם קידוש בבית הכנסת, שבת חתן והרמת כוסית דורשים תכנון שונה.
לכן במקום להתחיל ממספר המגשים, כדאי להתחיל מהאירוע עצמו.
ברור שכמות האורחים משפיעה על כמות האוכל, אבל היא לא מספרת את כל הסיפור.
לפני שמחשבים כמויות כדאי לדעת גם באיזו שעה מתקיים האירוע, כמה זמן הוא צפוי להימשך, האם יהיו ילדים וכמובן האם מגשי האירוח הם הארוחה המרכזית או רק כיבוד שמלווה את המפגש.
שני אירועים עם אותו מספר אורחים יכולים לדרוש כמויות שונות לחלוטין.
לכן השאלה הנכונה היא לא רק כמה אנשים מגיעים, אלא איך, מתי ולמה הם מגיעים.
זו כנראה השאלה החשובה ביותר בתכנון הכמות.
אם מגשי האירוח מלווים פגישה קצרה, הרמת כוסית או קידוש שבו האורחים מגיעים בעיקר למפגש ולברכות, אפשר לתכנן אירוח קל יחסית.
לעומת זאת, כאשר האירוע מתקיים בשעת ארוחה והאורחים מצפים לאכול, צריך לבנות שולחן משמעותי יותר.
לפני שמבצעים את ההזמנה, נסו להשלים את המשפט הבא:
האורחים מגיעים אלינו כדי לאכול ארוחה, או שהאוכל מלווה את האירוע?
התשובה תשפיע מאוד על הכמויות.
כששואלים כמה מגשי אירוח צריך להזמין, חשוב לזכור שמגש כריכונים, מגש קישים וקערת סלט אינם מכילים בהכרח אותה כמות מנות. לכן מתחילים מהערכת מספר המנות הדרוש, ורק אחר כך בודקים כמה יחידות יש בפועל בכל מוצר בקטלוג.
דוגמה לחישוב: אם החלטתם שבאירוע מסוים נדרשות 60 יחידות כיבוד אישי, ובמגש שבחרתם יש 20 יחידות, תצטרכו שלושה מגשים מאותו גודל. זו דוגמה חשבונית בלבד, לא המלצת כמות ל־20 או ל־30 אורחים. בפועל כדאי לשלב סוגי מנות ולבדוק את גודלן לפני הזמנה.
באירוח קטן לא צריך לפתוח שולחן עם עשרות אפשרויות.
דווקא כאשר מספר המשתתפים מצומצם, כדאי לבחור מספר סוגי מנות שמשלימים זה את זה.
אפשר לבנות את השולחן סביב כריכים או מאפים, להוסיף סלט אחד או שניים בהתאם לאופי האירוח ולסיים עם אפשרות מתוקה.
המטרה היא לתת מגוון בלי להגיע למצב שבו נשארת כמות גדולה מכל סוג.
כאן כבר אפשר להתחיל להרחיב את המגוון.
במקום להגדיל רק את הכמות של אותו כריך או מאפה, כדאי להוסיף עוד אפשרויות.
מספר סוגי כריכים, שילוב של מאפים וסלטים ומתוקים בסיום יכולים ליצור שולחן שמרגיש עשיר ומאפשר לאורחים לבחור.
אם מדובר בארוחה ולא בכיבוד בלבד, צריך כמובן להגדיל בהתאם גם את הכמות הכוללת.
כאשר מספר המשתתפים גדל, המגוון הופך לחשוב אפילו יותר.
בקבוצה כזו כמעט תמיד יהיו העדפות שונות, ולכן לא כדאי לבנות את רוב ההזמנה סביב מוצר אחד.
עדיף לפזר את הכמות בין מספר סוגי כריכים, מאפים, סלטים ומנות נוספות.
באירוע כזה כדאי גם להתחיל לחשוב על סידור השולחן. אם כל האוכל מרוכז במקום אחד, עשרים או שלושים אנשים שניגשים יחד יכולים ליצור עומס גם אם הזמנתם בדיוק את הכמות הנכונה.
באירועים גדולים כבר לא מספיק לחשוב רק על האוכל.
צריך לחשוב גם על התנועה סביבו.
אפשר לפזר מגשים לאורך שולחן גדול או ליצור מספר נקודות הגשה כדי שהאורחים לא יצטרכו להמתין בתור.
גם כאן עדיף ליצור מגוון רחב יחסית במקום להסתמך על כמויות גדולות של מספר מצומצם של מוצרים.
אם מדובר באירוע חברה, תוכלו להיעזר גם במדריך לבחירת מגשי אירוח לאירועים במשרד, שבו הרחבנו על תכנון אירוח לקבוצות גדולות.
כאן חשוב מאוד להתייחס לגודל הכריכים ולשאר האוכל שמוגש.
כריך קטן שמוגש כחלק משולחן עם מאפים, סלטים ומתוקים אינו שקול לכריך גדול שמחליף ארוחה.
לכן לא כדאי להשתמש בכלל אוטומטי של מספר כריכים לאדם בלי להסתכל על שאר ההזמנה.
אם יש על השולחן מגוון גדול של מנות, כל אורח צפוי לטעום מכמה דברים שונים.
אם הכריכים הם המרכיב המרכזי של הארוחה, הם צריכים לקבל משקל גדול יותר בתכנון.
סלטים הם חלק חשוב מהשולחן, אבל בדרך כלל הם אינם עומדים לבדם.
הם מוסיפים רעננות, צבע ואפשרות נוספת לצד הכריכים והמאפים.
באירוח קטן אפשר לבחור מספר מצומצם של סלטים. ככל שהאירוע גדל, אפשר להוסיף סוגים נוספים במקום רק להגדיל מאוד קערה אחת.
כדאי גם לחשוב על צורת ההגשה. באירוע שבו כולם יושבים סביב שולחן, קערות מרכזיות יכולות לעבוד מצוין. באירוח בעמידה, הגשה אישית עשויה להיות נוחה יותר.
אם האירוע מתקיים בבוקר, במיוחד זמן קצר לאחר שהאורחים התחילו את היום, אפשר בדרך כלל לבנות תפריט קל יותר.
כריכים, מאפים, סלטים וקפה משתלבים היטב באירוח כזה.
כאשר המפגש מתקיים בשעת הצהריים, רמת הרעב עולה וגם הציפייה מהאוכל משתנה.
אם האירוע מתקיים בדיוק בשעה שבה רוב האנשים רגילים לאכול ארוחה, כדאי להתייחס למגשי האירוח כאל הארוחה המרכזית ולתכנן בהתאם.
בקידוש ובשבת חתן יש חשיבות גדולה לשעת האירוח ולמה שקורה אחריו.
אם האורחים ממשיכים לאחר מכן לארוחה משפחתית, הכיבוד בבית הכנסת יכול להיות מתון יותר.
אם הקידוש הוא האירוח המרכזי, כדאי לבנות שולחן משמעותי ומגוון יותר.
למי שמתכנן אירוע כזה הכנו גם מדריכים בנושא מגשי אירוח לשבת חתן ובנושא מגשי אירוח לבית כנסת.
במשרד כדאי להתחיל מהשעה ומהמטרה של המפגש.
ישיבת בוקר קצרה יכולה להסתפק באירוח קל יותר, בעוד שיום הדרכה או אירוע חברה שנמשך מספר שעות דורשים יותר אוכל ומגוון.
גם אופן האכילה משנה. עובדים שיושבים סביב שולחן ישיבות אוכלים בצורה שונה מעובדים שמסתובבים בהרמת כוסית.
אם האירוע שלכם מתקיים בחולון, תוכלו להיעזר גם במדריך שלנו בנושא מגשי אירוח חלביים למשרד בחולון.
באירוע משפחתי כדאי להתייחס גם למספר הילדים ולא רק למספר האורחים הכולל.
ילדים בדרך כלל אוכלים כמויות שונות ממבוגרים וגם נוטים לבחור מנות מוכרות ופשוטות יותר.
לכן באירוע עם הרבה ילדים כדאי לוודא שחלק מהשולחן כולל אפשרויות נגישות שמתאימות גם להם.
כך לא רק הכמות נכונה יותר, אלא גם הבחירה עצמה.
באירוח כמעט תמיד עדיף להשאיר מרווח קטן מאשר לתכנן מצב שבו המנה האחרונה נלקחת הרבה לפני שהאירוע מסתיים.
אבל מרווח ביטחון אינו אומר שצריך להזמין שולחן נוסף של אוכל.
תכנון נכון אמור לתת תחושת שפע לאורך האירוע בלי ליצור כמויות גדולות של שאריות בסופו.
המטרה היא לא שהשולחן יהיה מלא כשהאורח האחרון הולך. המטרה היא שלאורח האחרון עדיין יהיה מה לבחור.
כמה אורחים צפויים להגיע?
באיזו שעה מתקיים האירוע?
האם מדובר בכיבוד או בארוחה?
כמה זמן האירוע צפוי להימשך?
איזה עוד אוכל מוגש לצד מגשי האירוח?
אם תענו על חמש השאלות האלה לפני ההזמנה, יהיה הרבה יותר קל להגיע לכמות שמתאימה באמת לאירוע.
בסופו של דבר, מאחורי כל מספר אורחים מסתתר אירוע קצת אחר.
בדון לאון נשמח לשמוע מה אתם מתכננים, כמה אנשים צפויים להגיע, באיזו שעה נפגשים ואיזה סוג אירוח אתם רוצים ליצור.
משם אפשר להרכיב יחד שילוב של כריכים, מאפים, סלטים ומתוקים שמתאים לאירוע ולא רק למספר שמופיע ברשימת המוזמנים.
כי כשמזמינים נכון, לא צריך לבחור בין שולחן שנגמר מהר מדי לבין שולחן שנשאר מלא בסוף. צריך פשוט להתאים את האוכל לאנשים ולאירוע.
אם אתם עדיין מתלבטים לגבי עודפים וחוסרים, קראו גם את המדריך להתמודדות עם החשש שלא יהיה מספיק אוכל. לאחר מכן אפשר לעבור אל מבחר מגשי האירוח של דון לאון ולבדוק כמה יחידות יש בכל מגש. ספרו לנו כמה אנשים מגיעים ומה אתם חוגגים, ובואו נבנה יחד את השולחן שמתאים לכם.
